+7 (499) 653-60-72 Доб. 448Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 773Санкт-Петербург и область

Как регистрируют письма в организации


Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 500-27-29 Доб. 389
(звонок бесплатный)

Даны советы, на что стоит обратить внимание в самом начале — при получении документа. Далее анализируются все этапы обработки: прием и сортировка корреспонденции, регистрация, направление на рассмотрение руководству, принятие управленческого решения наложение резолюции , направление документа на исполнение, контроль исполнения и подшивка в дело исполненного документа. Далее разбираются все этапы обработки: прием и сортировка корреспонденции, регистрация, направление на рассмотрение руководству, принятие управленческого решения наложение резолюции , направление документа на исполнение, контроль исполнения и подшивка в дело исполненного документа. Обработка входящих писем и в целом входящей корреспонденции начинается с момента поступления документа в вашу организацию. Начинать описывать данный процесс работы следует с анализа факторов, оказывающих прямое влияние на его организацию. По моему мнению, таковыми являются:.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Юридическое оформление стартапа в России. Как зарегистрировать ООО для стартапа

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения бытовых вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь по ссылке ниже. Это быстро и бесплатно!

ПОЛУЧИТЬ КОНСУЛЬТАЦИЮ

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 500-27-29 Доб. 389
(звонок бесплатный)

Содержание:

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. В вопросе говорится об экземплярах одного и того же письма, но в обычной деловой переписке двух идентичных документов, существующих в статусе оригинала с одним и тем же индексом и предназначенных для направления в одну и ту же организацию, практически не бывает. Рассмотрим общие подходы к такому анализу. Правила оформления реквизита адресат в формуляре письма фактически отражают правила ведения деловой переписки.

Адресация письма нескольким структурным подразделениям организации встречается достаточно редко. Такой порядок адресования отражает правило, согласно которому деловая переписка должна осуществляться в первую очередь с должностным лицом организации-адресата, имеющим полномочия принимать решения по вашему вопросу. Документ направляется прежде всего в точку принятия решения, а не просто для информации всем-всем-всем. Если организация получила 2 подписанных письма по правилам отправки документов допускается в 1 конверт вкладывать 2 разных документа, адресованных в 1 организацию с идентичным текстом и с одним и тем же индексом , то, очевидно, исполнитель и служба делопроизводства организации-отправителя перестарались.

Тот же регистрационный индекс проставляется на копии документа, которая может быть вложена в конверт по какой-то крайней необходимости и в каком-то исключительном случае как правило, копия отправленного документа должна оставаться в делах организации-отправителя; но все-таки отправленная копия в этом случае должна была бы быть не подписаной, а удостовереной отметкой о заверении копии.

Направление копий нескольким адресатам в одной и той же организации является совершенно ненужным и избыточным делом. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Вернуться назад. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Метод. Регистрация Напомнить пароль. Все поля обязательны. Новый пользователь сайта Не заполнено обязательное поле ФИО.

Не заполнено обязательное поле E-mail. Не заполнено обязательное поле Login. Не заполнено обязательное поле Пароль. Введенные пароли не совпадают. Повторите пароль. Выберите, что Вам интересно: Делопроизводство и архив Кадровая служба Юридический навигатор. Введите логин или Email. Запрос пароля Не заполнено обязательное поле Логин или E-mail. Контрольная строка для смены пароля будет высланы вам по E-mail.

Делопроизводство и архив Кадровая служба Юридический навигатор Бухгалтерия и налоги Арсенал индивидуального предпринимателя. Как регистрировать письма, поступающие в организацию в 2 экземплярах? Автор ответа: Иритикова Вера профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ. Пример 2 Адресация письма руководителю организации. Пример 3 Адресация письма структурному подразделению организации.

Пример 4 Адресация письма нескольким структурным подразделениям организации встречается достаточно редко. Пример 5 Адресация письма руководителю структурного подразделения организации. Пример 6 Адресация письма конкретному специалисту организации.

Сноски Свернуть Показать. Вернуться назад Организационно-распорядительная документация. Версия для печати Отправить коллеге Задать вопрос. Нет комментариев. Свернуть форму комментария Комментировать.

Подписаться на ответы. Юридический справочник руководителя Делопроизводство и документооборот на предприятии Кадровая служба и управление персоналом предприятия Налоговый учёт для бухгалтера Арсенал предпринимателя Перейти к оформлению подписки. Где взять определение организационно-распорядительного документа для включения в Инструкцию по делопроизводству? Можно ли уменьшать срок хранения, указанный в Перечне?

Сколько лет хранятся основания к приказам по личному составу? Задать вопрос для интервью. Делопроизводство и архив. Кадры и HR. Юридический навигатор. Руководителю в помощь. Правила подписки на сайте delo-press. Политика конфиденциальности. Порядок ответов на вопросы.

Данные сетевого издания. Арсенал индивидуального предпринимателя. Нажимая на кнопку "Получить", вы подтверждаете свое согласие на обработку персональных данных.


Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 500-27-29 Доб. 389
(звонок бесплатный)


Регистрация документов в вопросах и ответах

В статье разберем основные ошибки, которые допускают секретари, делопроизводители, а часто и руководство в обращении с документами организации. Рассмотрим эти ошибки, расположив их по процессам управления документами. Логика, которой руководствуются секретари, помещая в одну регистрационную форму и входящие, и исходящие документы, понятна: все документы учитываются по видам, значит, все письма будут регистрироваться в одном журнале. Однако такой подход ошибочен. Во-первых, при регистрации входящих документов секретарю нужно учитывать одни сведения и реквизиты, а при регистрации исходящих документов — совсем другие Таблица 1.

Это специфический вид документа, содержание, правила составления и документооборот которого зависят от того, кто и к кому обращается. Еще одного вида заявлений — исковых — мы не касаемся, так как секретарь с ними не работает.

Методы управления документооборотом в организации А. Афанасьев, АО Весть Практически на всех предприятиях, особенно на предприятиях государственного подчинения, существуют общие отделы. Их название варьируется - это может быть отдел общего делопроизводства, общий отдел, управление делами и т. Рассмотрим основные виды документов, атрибутику документов, потоки документов и работы, используемые в работе данных подразделений.

Некоторые секреты входящих документов

Одной из функциональных задач секретаря руководителя является регистрация и контроль входящей корреспонденции и исходящей. У секретарей, особенно без опыта работы, часто возникают вопросы о необходимости ведения учета входящей и исходящей корреспонденции или сокращении предусмотренных граф. Во избежание конфликтных ситуаций, а тем более решения спорных вопросов в суде, руководителям, любых форм собственности, рекомендуется организовать четкую систему документооборота. Существует несколько типов входящей корреспонденции и исходящей, как внутренней, так и внешней. Основные типы:. В зависимости от объема входящей или исходящей корреспонденции, документооборот в организации осуществляется в электронном или бумажном виде. Существуют многочисленные компьютерные программы по делопроизводству, которые помогают не только систематизировать документы в организации, но и разослать корреспонденцию конкретному адресату, с последующим контролем исполнения.

Регистрация документов

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь. Признать утратившим силу приказ Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая г. Настоящее постановление вступает в силу через десять дней после его официального опубликования.

Пожалуй, первое, чему учится секретарь на рабочем месте — регистрировать документы. Эта статья посвящена документам любого рода, поступающим в организацию.

Документационное обеспечение учреждения — не такая легкая работа, как может показаться на первый взгляд. Делопроизводство в ДОУ— образцы документов, приказы, правильно оформленные — это база любой организации. На документоведах лежит серьезная и ответственная задача по соблюдению норм и правил при составлении бумаг и работе с ними. Для успешного управления документооборотом нужно знать, на какие виды и подвиды делит делопроизводство образцы документов.

Формируем и храним дела с перепиской организации

Подписчики этой рассылки получают уведомления о выходах новых номеров журнала, о новых запланированных прямых телефонных линиях, о выходе наших новых проектов и начале очередной подписной кампании. Средняя периодичность рассылки 2—3 раза в месяц. Регистрация документов — это фиксация факта создания или поступления в организацию документа путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме.

Как правильно производить регистрацию исходящих и входящих документов? По общим правилам регистрация корреспонденции проводится в день ее поступления убытия в канцелярию. Так как некоторые документы поступают в офис неоднократно, разными способами например, в скане по e-mail с дальнейшей доставкой оригинала и т. Если копия письма уже зарегистрирована, то пришедшему следом оригиналу присваивается тот же номер. Это второе правило: каждое письмо регистрируется только один раз.

Обработка входящей корреспонденции

Любой секретарь знает, что письма делятся на две большие группы: входящие и исходящие. Эти два потока документов существуют в каждой организации. Порядок работы с документами может отличаться, но входящие и исходящие письма есть везде. Где-то их набирается всего несколько единиц за год, а где-то на переписке строится бизнес, поэтому документов скапливается много тысяч. Дела с корреспонденцией, независимо от их количества, нужно формировать и хранить грамотно.

Он утверждается руководителем организации и обновляется по мере необходимости. письма информационно-справочного характера, присылаемые для Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются.

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо приказ, информационное сообщение или иной документ приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня. В компанию поступает достаточно много входящих документов - письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр.

Журнал регистрации входящей (поступающей) корреспонденции

Активировать демодоступ. Все входящие и исходящие письма секретарь регистрирует с присвоением уникального номера, заносит в базу. Как правильно регистрировать письма, расскажем в материале.

Журнал регистрации исходящих документов

Регистрируются все документы, которые необходимо учитывать, исполнять и использовать в справочных целях. Все документы, поступившие в организацию, нужно отсортировать на регистрируемые и нерегистрируемые. Входящие документы регистрируются независимо от способа их передачи и доставки.

Регистрация документов.

Каждый секретарь сталкивается с документами, поступившими в компанию извне. На сегодняшний день нет строгих правил, устанавливающих единообразный подход к процедуре регистрации документов и работы с ними: жесткие инструкции остались в прошлом, на смену им пришли мягкие Методические рекомендации, содержащие расплывчатые указания об общих принципах работы с документами, без конкретизации и пошаговых советов. Кроме того, рекомендации ориентированы на органы государственной власти и муниципалитеты, поэтому частные компании вправе организовывать работу с документами по своему усмотрению. Несмотря на то, что процесс прохождения входящей корреспонденции имеет свои правила, одинаково применимые как к бумажному, так и к современному электронному делопроизводству, соблюдение которых позволяет секретарю переходить из компании в компанию без потери профессиональной репутации, следует помнить, что жизненный путь поступившего документа напрямую зависит от структуры фирмы, поставленных задач, интенсивности переписки, оснащенности техническими средствами и даже от личности руководителя.

Журнал регистрации входящих документов

Расскажем, на какие письма нужно отвечать. Объясним, как правильно составить и оформить ответ в соответствии с требованиями нового ГОСТа. Не вся входящая корреспонденция , которая поступает в организацию, требует письменного ответа. Так, например, не нужен ответ на информационное письмо, а также на гарантийные и рекламные письма. Уже на этапе приема и первичной обработки входящие письма сортируют, чтобы оперативно ознакомить с ними руководителя. Он отписывает письма, требующие ответа, исполнителям. Дорогие читатели!

Журнал регистрации исходящих документов, образец которого дан ниже, очень помогает при ведении документации в организации. В нем регистрируются исходящие письма, указания, пояснения и другие бумаги, которые организация официально посылает куда-либо. Крупные предприятия используют для этого электронные таблицы, специализированные программы. Но у малого бизнеса необходимость в них возникает нечасто.

Комментарии 2
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. aburun

    ты угадал...

  2. terolltankchar

    Вы не правы. Я уверен. Могу отстоять свою позицию. Пишите мне в PM.